식권제작 처음 맡았다면 이렇게 준비하면 됩니다
얼마 전 지인이 회사 워크숍 준비를 맡았는데, 생각보다 식권제작에서 시간을 꽤 쓰더라고요. 그냥 종이에 밥 한 끼 표시만 하면 되는 줄 알았는데, 실제로는 수량, 디자인, 사용 방식, 위조 방지, 배부 동선까지 챙길 게 제법 많았습니다.
특히 행사나 구내식당, 축제처럼 사람이 한꺼번에 몰리는 곳에서는 식권 하나가 운영 흐름을 좌우하기도 합니다. 식권이 헷갈리면 식사 줄이 길어지고, 중복 사용 문제가 생기고, 나중에 정산할 때도 머리가 아파집니다. 그래서 처음부터 조금만 구조를 잡아두면 현장에서 훨씬 편합니다.
식권제작 전에 먼저 정해야 할 것
식권을 만들기 전에 가장 먼저 볼 것은 디자인이 아니라 사용 목적입니다. 회사 점심용인지, 단기 행사인지, 학교 축제인지에 따라 필요한 형태가 달라집니다. 예를 들어 하루짜리 행사라면 날짜와 시간대가 잘 보이는 게 중요하고, 한 달 단위 급식권이라면 번호 관리와 보관성이 더 중요합니다.
수량도 대충 잡으면 곤란합니다. 보통 예상 인원보다 5~10% 정도 여유를 두는 편이 안전합니다. 300명이 참석하는 행사라면 최소 315장 정도를 준비하는 식입니다. 다만 식권이 현금처럼 쓰이는 경우라면 여분 관리를 따로 해야 합니다. 남는 식권을 아무 데나 두면 분실이나 중복 사용 문제가 생길 수 있습니다.
- 사용 날짜와 시간대
- 식사 종류: 조식, 중식, 석식, 간식 등
- 사용 장소: 구내식당, 푸드트럭, 제휴 매장
- 총 발행 수량과 예비 수량
- 회수 방식과 정산 담당자
이 다섯 가지가 정해지면 식권제작 방향이 훨씬 선명해집니다. 사실 디자인보다 운영 방식이 먼저입니다. 디자인은 그다음에 맞추면 됩니다.
종이 식권과 쿠폰형 식권, 어떤 형태가 나을까
가장 흔한 방식은 낱장 종이 식권입니다. 제작비가 비교적 낮고 배부하기 쉽습니다. 단기 행사, 세미나, 야유회, 학원 간식권처럼 짧게 쓰는 경우에 잘 맞습니다. 보통 90g에서 150g 정도의 종이를 많이 쓰는데, 너무 얇으면 금방 구겨지고 너무 두꺼우면 비용이 올라갑니다.
여러 끼니를 한 번에 관리해야 한다면 쿠폰북 형태도 괜찮습니다. 예를 들어 5일 교육 과정에서 점심 5회, 커피 5회를 제공한다면 한 장씩 뜯어 쓰는 식권북이 편합니다. 받는 사람 입장에서도 잃어버릴 가능성이 줄고, 운영자는 몇 장이 사용됐는지 확인하기 쉽습니다.
반대로 식권을 매일 반복해서 쓰거나 장기적으로 관리해야 한다면 모바일 식권이나 QR 식권도 고려할 만합니다. 다만 모든 사람이 스마트폰 사용에 익숙한 환경이어야 하고, 현장 네트워크가 불안하면 오히려 줄이 느려질 수 있습니다. 종이 식권이 촌스러운 방식처럼 보여도, 빠르고 단순해야 하는 현장에서는 여전히 꽤 강합니다.
디자인은 예쁘기보다 헷갈리지 않아야 합니다
식권 디자인에서 중요한 건 눈에 잘 들어오는 정보입니다. 행사명보다 식사 종류, 날짜, 사용처, 번호가 더 크게 보여야 할 때가 많습니다. 현장 직원은 수백 장을 빠르게 확인해야 하니까요.
색상 구분도 효과가 좋습니다. 예를 들어 조식은 파란색, 중식은 초록색, 석식은 주황색처럼 나누면 멀리서도 구분하기 쉽습니다. 2일 이상 진행되는 행사라면 날짜별로 색을 다르게 주는 것도 좋습니다. 실제로 1일차와 2일차 식권 색이 비슷하면 참가자도 헷갈리고, 식당 직원도 매번 날짜를 확인해야 해서 속도가 느려집니다.
식권에 넣으면 좋은 정보
- 행사명 또는 기관명
- 사용 가능 날짜
- 식사 시간 또는 회차
- 사용 장소
- 식권 번호
- 담당자 확인용 로고나 도장 영역
글자는 너무 작게 넣지 않는 게 좋습니다. 명함처럼 작은 식권이라도 핵심 정보는 최소 10~12pt 정도가 읽기 편합니다. 배경에 진한 패턴을 넣고 흰 글씨를 얹으면 보기에는 세련돼 보여도, 조명이 어두운 식당에서는 잘 안 보일 수 있습니다.
위조와 중복 사용을 줄이는 간단한 방법
식권제작에서 의외로 자주 나오는 고민이 위조와 중복 사용입니다. 특히 식권 한 장의 금액이 8,000원에서 15,000원 정도라면 몇 장만 문제가 생겨도 비용 차이가 느껴집니다. 규모가 큰 행사라면 더 그렇고요.
가장 쉬운 방법은 일련번호를 넣는 것입니다. 001번부터 500번까지 번호를 넣어두면 배부 명단과 맞춰보기 쉽습니다. 회수한 식권을 나중에 세면서 누락이나 중복 번호도 확인할 수 있습니다. 여기에 주최 측 로고, 특수 색상, 도장, 절취선 등을 함께 쓰면 단순 복사본과 구분하기가 편합니다.
완벽한 보안을 원하는 게 아니라면 비용을 많이 들일 필요는 없습니다. 작은 행사에서는 색상 구분과 일련번호만으로도 충분한 경우가 많습니다. 다만 외부 매장에서 현금처럼 교환되는 식권이라면 QR 코드, 바코드, 홀로그램 스티커 같은 장치를 추가하는 게 낫습니다.
인쇄 주문할 때 실수 줄이는 체크포인트
인쇄소에 맡기기 전에는 최종 파일을 꼭 실제 크기로 확인하는 게 좋습니다. 화면에서 볼 때는 괜찮아 보여도 인쇄하면 글자가 작거나 여백이 부족한 경우가 있습니다. 식권 크기는 90x50mm, 100x60mm, 120x70mm 정도가 많이 쓰입니다. 지갑이나 명찰 케이스에 넣어야 한다면 크기를 미리 맞춰야 합니다.
재질은 사용 기간에 맞추면 됩니다. 하루 행사라면 일반 모조지도 충분하고, 며칠 동안 들고 다녀야 한다면 조금 두꺼운 아트지나 스노우지를 선택하는 편이 낫습니다. 물이나 음식물이 닿을 가능성이 크다면 코팅도 고려할 수 있습니다. 단, 코팅을 하면 도장이나 볼펜 표시가 잘 안 먹을 수 있으니 사용 방식과 같이 봐야 합니다.
- 수량은 예비분 포함해서 계산하기
- 날짜, 요일, 시간 표기 다시 확인하기
- 식사 종류별 색상 확실히 나누기
- 일련번호 필요 여부 결정하기
- 절취선, 도장, 서명 칸 유무 확인하기
- 인쇄 후 재주문 시간까지 감안하기
개인적으로는 식권제작을 맡게 됐다면 엑셀로 번호와 배부 명단을 먼저 만든 뒤, 그 흐름에 맞춰 디자인을 잡는 방식을 추천합니다. 보기 좋은 식권도 중요하지만, 결국 현장에서 빠르게 나눠주고 빠르게 회수되는 식권이 제일 편합니다. 작은 종이 한 장이라도 운영 방식까지 같이 생각하면 행사 당일의 피로도가 꽤 줄어듭니다.
