마이크로소프트 365 처음 시작하는 방법

얼마 전 새 노트북에서 문서를 열려는데, 예전에 쓰던 워드 파일은 보이는데 어느 계정으로 로그인했는지 기억이 안 나더라고요. 마이크로소프트 365를 처음 쓸 때도 이런 작은 혼란이 생기기 쉽습니다. 앱 설치보다 먼저 계정과 파일을 어디에 둘지 정해두면 이후가 훨씬 편해집니다.

구독하기 전에 내 사용 방식부터 확인하기

워드로 가끔 문서를 읽거나 간단히 수정하는 정도라면 웹에서 할 수 있는 작업부터 확인하는 게 좋습니다. 반면 인터넷 연결 없이 문서를 자주 편집하거나 엑셀과 파워포인트를 꾸준히 쓴다면 데스크톱 앱이 포함된 구독이 잘 맞습니다. 예를 들어 집과 카페를 오가며 보고서를 쓰는 사람이라면 노트북에 앱을 설치해두는 편이 자연스럽죠.

혼자 쓴다면 Personal, 가족과 함께 쓴다면 Family처럼 이용 인원도 기준이 됩니다. 마이크로소프트 안내에 따르면 Family 구독자는 본인 외에 최대 5명과 혜택을 공유할 수 있습니다. 다만 각자 자신의 마이크로소프트 계정으로 초대를 수락해야 하므로, 가족 모두가 한 계정의 비밀번호를 돌려 쓸 필요는 없습니다. 요금과 제공 기능은 바뀔 수 있으니 결제 화면에서 현재 조건을 확인하는 게 정확합니다.

계정을 맞춘 뒤 필요한 앱만 설치하기

구독을 시작했다면 결제에 사용한 계정부터 확인하세요. 이미 회사나 학교 계정으로 워드에 로그인해 있다면 개인 구독이 바로 보이지 않아 헷갈릴 수 있습니다. 앱 오른쪽 위의 계정 표시를 보고, 구독한 개인 계정과 같은지 확인하면 됩니다. 회사 문서는 회사 계정에, 개인 문서는 개인 계정에 두는 식으로 구분해두면 나중에 파일을 찾기도 쉽습니다.

그다음 자주 쓰는 기기에 워드, 엑셀, 파워포인트 등 필요한 앱을 설치하고 같은 계정으로 로그인합니다. 휴대전화에서는 모든 기능을 한꺼번에 익히려 하기보다 문서 열기와 간단한 수정부터 써보면 부담이 적습니다. 마이크로소프트 지원 안내에는 동시에 로그인해 사용할 수 있는 기기 수에 제한이 있으므로, 오래된 기기를 바꿨다면 계정의 기기 목록도 한번 확인해두면 좋습니다.

파일 저장 위치를 먼저 익혀두기

마이크로소프트 365를 쓰면서 체감 차이가 큰 부분은 파일 저장입니다. 노트북 바탕화면에만 저장한 문서는 다른 기기에서 바로 찾기 어렵습니다. 반면 원드라이브에 저장한 문서는 같은 계정으로 로그인한 기기에서 접근하기 편합니다. 처음에는 ‘개인 문서’, ‘영수증’, ‘공유 문서’처럼 폴더 몇 개만 만들어도 충분합니다.

특히 중요한 문서는 저장 위치를 눈여겨보세요. 마이크로소프트 지원 안내에 따르면 워드·엑셀·파워포인트 파일을 원드라이브에 저장하면 자동 저장과 버전 기록을 이용할 수 있습니다. 예를 들어 엑셀 표를 수정하다가 이전 내용이 필요해졌을 때 버전 기록이 도움이 될 수 있죠. 다만 자동 저장이 켜져 있는지 확인하고, 동기화가 끝나기 전에 기기를 끄지 않는 습관도 필요합니다. 계약서나 사진처럼 잃어버리면 곤란한 파일은 별도 저장 장치에도 사본을 두면 더 안심됩니다.

공유할 때는 파일과 구독을 구분하기

‘공유’라는 말도 두 가지로 쓰입니다. 가족에게 구독 혜택을 나누는 것과, 특정 문서의 열람·편집 권한을 주는 것은 다른 일입니다. 가족에게 구독을 공유했다고 해서 내 원드라이브 파일이 자동으로 모두 공개되는 것은 아닙니다. 반대로 문서 하나를 공유하려면 해당 파일에서 공유 대상을 선택해야 합니다.

문서를 보낼 때는 상대가 보기만 하면 되는지, 함께 고쳐야 하는지 먼저 결정하세요. 여행 일정표를 함께 채우는 경우에는 편집 권한이 편하지만, 최종 견적서를 전달할 때는 보기 권한이 더 알맞을 수 있습니다. 링크를 만든 뒤에는 받는 사람과 권한을 한 번 더 확인하는 편이 좋습니다.

처음부터 모든 앱을 능숙하게 쓸 필요는 없습니다. 내 계정으로 로그인하고, 자주 쓰는 파일 하나를 원드라이브에 저장한 뒤 다른 기기에서 열어보는 것만으로도 365를 쓰는 흐름이 잡힙니다. 그 작은 익숙함이 쌓이면 문서를 찾고 이어서 작업하는 시간이 조금씩 줄어듭니다.